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做一份完整的PPT需要很多很多的好习惯，但是，遇到下面的情况，大家才会明白，最重要的习惯是什么……
所以…最重要的习惯当然是！！！
可别以为偶是在抖机灵，当你通宵做了一晚上的PPT因为没有及时保存全部都找不回来的时候，你就知道偶有没有在开玩笑了。
向天歌成立两年，各种大大小小的PPT定制做了数以千计，小到个人工作总结汇报，路演融资、大到浙江卫视王牌对王牌、时尚芭莎、演员的诞生PPT、中国国际投资贸易洽谈会PPT。
因此大家特意把制作一份好的PPT必备的好习惯按照准备-策划-制作-收尾的完整流程整理出来，与大家分享。具体内容见思维导图：
【准备工作】
1.软件的准备
大家常说：“工欲善其事，必先利其器”
在制作PPT之前，做好万全的准备，自然会很大提高效率。
在软件的准备上偶给大家提四点建议：
① 升级新版本
② 设置快速访问工具栏
③ 增加撤销次数
④ 设置自动保存时间
① 升级新版本
痛点：过低版本打不开高版本的PPT；缺少很多常用功能；影响展示效果；效率低。
解决方案：安装2013版本PPT即包含常用的功能，2016版本新增“平滑”切换，office365订阅用户新增插入图标、插入3D模型功能
② 设置快速访问工具栏
痛点：大家制作PPT过程中，发现有的功能藏在某个小菜单中，需要繁琐的操作调出，会浪费大量时间，甚至影响创作思路。
解决方案：添加常用操作到快速访问工具栏，节省寻找时间，减少重复操作。
打开路径：【文件】-【选项】-【快速访问工具栏】，选择需要的功能添加到右侧，可调整顺序，添加分隔符进行分类
③ 增加撤销次数
痛点：在制作过程中发现了一些问题，重做十分麻烦，却又不能后退到指定的步骤是十分头疼的一件事。
解决方案：打开路径：【文件】-【选项】-【高级】-【设置最多可取消操作数150】，撤回快捷键：Ctrl+z
④ 设置自动保存时间
痛点：很多人都会遇到软件突然停止工作，电脑死机等原因，导致文件没有保存，影响工作进度。
解决方案：【文件】-【选项】-【保存】-【设置自动保存时间间隔】
【准备工作】-制作的准备
1.思维导图
什么是思维导图？
思维导图是一种图像式辅助工具，可以用来清晰明了的表达事件的框架和流程，用来帮助发散性思维的思考。在制作PPT之前，如果有繁杂冗长的文案内容，这不利于PPT的制作，用思维导图就可以帮助用来制定框架，理清逻辑，梳理文案。
思维导图常用软件有哪些？
常用的思维导图软件PC端的有mindmanager，Xmind，MAC系统的有Mindnode，线端的有百度脑图、幕布。
案例展示：
比如说以向天歌的主要业务范围为例，主营业务可以分为以下这几部分，可是直接用文字表示并不是那么直观，并不利于读者的阅读
而如果换成思维导图，用流程来表示出来就非常的清晰了
2.灵感参考
对于PPT的设计，最怕的莫过于就是没有灵感，所以最好的就是注重日常的积累，对平时见到的海报、摄影作品、网页设计、画册等等，甚至是生活中的物品都可以记录下来，点点滴滴的积累，都可以让灵感处于一个充盈的状态。
案例展示：
看到好的书本封面设计或者生活中常见的物品，大家可以从中分析配色，分析设计元素，然后利用这个从中的到的灵感，去设计自己的PPT
案例-1
借鉴设计-1
案例-2
借鉴设计-2
当然，如果好的灵感、好的设计如果不能马上做出来，就很容易灵感流失，当大家下一次需要用到的时候，可能就找不到当时激发灵感的东西了。
好的灵感需要及时的保存下来，所以在这里给大家推荐花瓣网，“花瓣网”是收集、发现、采集设计灵感的设计师交流地，网页、平面、PPT、摄影、动漫等等都可以在上面找到
【制作过程】
1.快捷键
牢记快捷键，让你的工作效率翻倍
2.参考线
痛点：大家都知道PPT里面的元素要尽量对齐，给人整齐划一的感觉。但是光靠肉眼还是很难对齐元素、找准重心。一个页面内花点时间对齐还勉强可以，但是多个相似页面要对齐元素，就不好办了。
例如这两页：
解决方案：提前设置参考线。视图-参考线-勾选
有了参考线就能对齐多个画面的元素了
操作要点：
移动参考线：直接鼠标拖动
增加参考线：按住Ctrl拖动参考线
删除参考线：拖动参考线至画面外侧
右击参考线有更多的选项
3.格式刷
痛点：当你需要制作多个带有阴影、透明度等特殊效果的色块时，若是一个个给它们调整效果参数，实在太浪费时间了，没有办法能快速复制粘贴特殊效果呢？
解决方案：格式刷。开始-格式刷
操作要点：
① 选中你已经做好特效的色块
② 点击格式刷
③ 点击你想要复制格式的色块
④ 另外，双击格式刷，可以多次使用格式刷。
4.形状与文字默认格式
痛点：PPT中每次插入色块，都是蓝色的，且自带边框，每次都要先删掉蓝色边框，再改颜色，十分恼人。同样的，每次插入文本框也都要更改字体。
解决方案：设置默认形状/设置默认文本框
操作要点：
先设置好你想要的色块（或文本框）属性-右键-设置为默认形状
5.对齐工具
一齐遮百丑，就算你的PPT朴实无华，没有花哨的设计感，只要能保证画面整整齐齐，也能给人清清爽爽、一目了然的效果。要做到整齐，那你就必须要用到对齐工具了。在“格式“选项卡右侧你可以找到它：
痛点：PPT中经常要将多个元素对齐，左对齐、右对齐、居中对齐等等诸多对齐是家常便饭了。如果靠只能参考线对齐，是件耗时耗力的事情。
解决方案：选中需对其元素-格式-对齐
操作要点：
按住Ctrl全部选中元素
格式-对齐-选择你要的对齐方式
6.设置背景格式
痛点：当一个PPT页面素材多的时候，每每想要选中素材时都会连带背景图层一起选中。操作不便。
解决方案：提前设置背景格式。在空白的幻灯片页中点击空白区域-右击【设置背景格式】
这样背景就被填充到了最底部并且不会被选中。操作起来就便利了许多。
7.字体的检索
痛点：安装的字体越来越多，常常要找一个想要的字体得翻好久好久才能找到。浪费时间。
解决方案：字体栏输入你想要的字体名称即可快速定位到字体。
来看一下动图操作
8.新建幻灯片右键为空白格式
痛点：当一个幻灯片页数特别多的时候，每当新建幻灯片时都会有“单击此处有添加标题”，特别烦人。还得一次次删除。
解决方案：新建一个幻灯片页面，右击幻灯片设置【版式】-选中【空白】。
这样大家在进行新建幻灯片时就会是一张“白白净净”的页面。
来看看动图的操作
【收尾工作】
1.文字做布尔运算以及打包放进文件夹
痛点：你是否也时长碰到这种问题，当别人打开你的PPT时，由于他的电脑没有安装你所用到的字体，导致字体缺失，原本美美的画面一下子不富美感。如下有图就是缺失字体的典型案例
解决方案：
1、 将文字布尔运算
2、 将字体和PPT打包放在一起。
操作要点：
1、按住Ctrl选中你的文字和色块
2、格式-布尔运算-剪除
优点：
1、 操作简便，任何电脑都能识别
2、 可以随意更改颜色、添加特效
3、 不用担心粘贴为图片后出现位移偏差
2.及时另存为V1、V2、V3版
痛点： 在熬夜加班地将PPT多次改稿后，还有比得到老板一句“用回第一稿”更悲催的事情吗？有！那就是你已经找不到“第一稿”了，每次都在原稿上进行修改，还得再做一遍。真是想想都心酸，那有什么办法避免吗？
解决方案：做PPT时及时另存为V1、V2、V3版
优点：
1、 保留多个版本，随时可以调取原版本，或再次使用原版本中的内容
2、 可以查看PPT的精进流程，方便你总结工作经验
3、 遇到软件崩溃、文件丢失等问题时，有补救措施
3. 给客户/领导看时准备两个版本
痛点：不要因为一时的偷懒而只准备一个版本就拿去给客户或领导看，很大几率上会面临：
“恩。。。偶觉得这个还是不太好，要不你再做一版试试？”这样的问题，结果就是反反复复改了又改。
解决方案：封闭式的选择比开放式的提问拥有更高的通过率。
通常大家在给客户做定制的时候通常都会准备两个版本，比如说配色方案，或者冷暖色调，拿之前给馒头商学院做的定制为例：
大家要做的是让他做选择而不是让他天马行空的自由发挥，这样，无论是甲方爸爸还是领导爸爸都会变得“好对付”很多。
4.显示 / 更新PPT缩略图
痛点：打开文件夹，并切换文件夹视图为缩略图浏览时，发现有的PPT没有显示缩略图。折磨强迫症的同时，还增加查找文件的工作量。
解决方案：点击[文件]选项——信息面板——属性——高级属性——勾上[保持预览图片]——最后保存一下即可。
注：若已经开启缩略图的显示，但是显示的图片没有更新，咱们只需要调整PPT前两页的位置，保存下即可。
5.素材的整理分类
痛点：当电脑里的文件夹和文件越来越多，找寻文件如图大海捞针。当你模糊记得一个文件的关键词时，难道你还在用电脑自带的搜索功能么？
解决方案：推荐快到令人发指，好用到哭的快速搜索工具——Listary
直接打字——桌面状态下快速找寻文件
双击鼠标左键——快速定位最近文件夹
就算也这样6到飞起的快速搜索工具，咱们自己规整素材也是很有必要的，这里建议这样规整文件：
01.一般文件夹名字命名方式建议为：日期+文件名；
02.子文件夹按类型划分清楚，如：素材、文档、字体、PPTX等；
03.子文件夹前都添加序号，清晰明了，如：01 素材、02 文档等；
大家为浙江卫视制作明星邀约PPT时，尤为注意这些细节：
导出文件夹里的文件，都按日期和版本号列清楚，一目了然。
当然在做PPT时，最重要的还是思路。养成这些小习惯，避免大家的思路被不必要的小麻烦打断，从而流畅地完成一次PPT的制作，让效率飞起来。
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