什么是数据库和功能数据库，简而言之可视为电子化的文件柜——存储电子文件的处所，用户可以对文件中的数据运行新增、截取、更新、删除等操作。所谓“数据库”是以一定方式储存在一起、能与多个用户共享、具有尽可能小的冗余度、与应用程序彼此独立的数据集合。
数据库的作用：
1、完善地管理各种数据库对象，具有强大的数据组织、用户管理和安全检查等功能。
2、强大的数据处理功能，在一个工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库管理系统，具有传统的XBASE数据库系统所无法实现的客户服务器结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多先进的大型数据库管理系统所具备的特征，如事务处理等。
3、可以方便地生成各种数据对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。
4、作为Office套件的一部分，可以与Office集成，实现无缝连接。
5、能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。Access主要适用于中小型应用系统，或作为客户机/服务器系统中的客户端数据库。